Можно ли заселиться без паспорта?

Заселение без документа, удостоверяющего личность, в подавляющем большинстве случаев невозможно, потому что почти везде действует обязательный учёт гостей и объект размещения должен зафиксировать, кто именно въехал, чаще всего через паспортные данные или их аналог, и это не прихоть конкретной стойки регистрации, а требование, которое проверяется при контроле объекта, поэтому администратор физически не имеет права закрыть на это глаза, даже если гость готов заплатить сразу и наличными; для взрослого гражданина обычно подходит паспорт или временное удостоверение личности, для ребёнка — свидетельство о рождении, часто вместе с документом того взрослого, с кем он путешествует, для иностранного гражданина — загранпаспорт и иногда миграционная карта, а если паспорт потерян или украден прямо в поездке, разумный путь — обратиться в полицию по месту пребывания и получить временное удостоверение личности, которое в большинстве случаев принимают вместо оригинала, хотя гарантии тут никто не даст, потому что итоговое решение всегда на усмотрение конкретного объекта и его внутренних правил, которые могут быть строже общих требований по закону; поэтому если ситуация нестандартная — документ просрочен, есть только скан в телефоне, или паспорт на оформлении после смены фамилии — лучше написать или позвонить на объект до заезда и получить ответ именно по вашему случаю, а не рассчитывать, что на месте что-нибудь придумается само, тем более что администратор в спорной ситуации скорее откажет, чем возьмёт на себя лишнюю ответственность без чёткого разрешения.

Общий порядок по документам при заселении (без привязки к конкретному объекту): Гражданин РФ, взрослый — как правило нужен паспорт или временное удостоверение личности, без него заселение обычно невозможно. Ребёнок — свидетельство о рождении или паспорт, в зависимости от возраста, часто вместе с документом сопровождающего. Иностранный гражданин — загранпаспорт, иногда с визой или миграционной картой, требования различаются по объекту и региону. Утеря паспорта в поездке — временное удостоверение личности от полиции в большинстве случаев принимают, но не везде. Электронная копия в телефоне — у некоторых объектов проходит, у других требуют только оригинал бумажного документа. Итог простой: правила у каждого объекта свои, поэтому в спорной ситуации лучше заранее позвонить и уточнить, что именно примут на стойке, а не приезжать наугад.

у нас с ребенком без свидетельства о рождении не пустили вообще, хотя я говорила что паспорт есть только у меня, пришлось ехать домой за документом

Без документа, удостоверяющего личность, заселиться почти нигде нельзя — это не прихоть администратора, а требование учёта гостей, которое объект обязан соблюдать. Пример: потеряли паспорт в поездке — идёте в полицию за временным удостоверением, с ним заселение обычно проходит, но лучше позвонить заранее и спросить, примут ли именно этот документ на конкретной стойке.